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La Evaluación de los Sistemas de Calidad en los Despachos de Auditoría Contable desde Todas sus Perspectivas: Las Razones de su Necesidad y la Calificación u Homologación del Personal Responsable de Llevarlo a Cabo

Joaquín Muñoz Rodríguez
Director General
SGS ICS Ibérica, S.A.
Evaluador Jefe de Sistemas de Gestión de Calidad

Se ha hablado y documentado acerca de los requisitos o requerimientos de los Sistemas de Calidad así como de sus interpretaciones y formas de implantación en los despachos de auditoría contable, pero poco sobre lo que representan estas normas el contexto de la evolución histórica de la CALIDAD (con MAYUSCULAS) ni tampoco de porqué y por parte de quién estas normas pueden ser evaluadas, revisadas, inspeccionadas o auditadas en los despachos (en lo sucesivo me referiré al termino evaluación por simplificar pues en Calidad debemos tender a ser eficaces y la simplificación de términos con significados similares es un primer ejercicio para ello).

Históricamente la Calidad ha evolucionado desde una perspectiva sectorial, pasando de ser una actividad puramente artesanal hasta ser gestionada como sucede en nuestros días, desde los sectores manufactureros tanto bienes de equipo como pequeñas industrias hasta los servicios.

Esta evolución ha ido acompañada de una serie de prácticas asociadas inicialmente basadas en la inspección del producto, lo que en los despachos podría asimilarse a evaluación de un informe de auditoría, hasta la gestión de la Calidad, por ejemplo con la implantación de normas como la ISO 9001 (cada vez más exigida en concursos públicos) que engloba aspectos de la gestión, como pueda ser por ejemplo las revisiones por parte de la Dirección, o la definición de política y objetivos generales de Calidad y la búsqueda de la mejora continua, pasando por una serie de conceptos que han ido incorporándose al control del producto, como por ejemplo el control de los procesos o las auditorías de producto, todo esto en una etapa intermedia que denominaríamos Control de Calidad.

En resumen, la Calidad a lo largo de la historia ha ido cambiando de concepto pero su idea de fondo siempre ha sido la misma, construir un producto o servicio que conceptualmente se adapte a lo que quieren y esperan los clientes:

Inspección Producto Control de Calidad Gestión de Calidad *

(*) existiría una cuarta etapa conceptual de la Calidad teóricamente mucho más avanzada, de la que llevamos escuchando hablar durante las dos últimas décadas, me refiero a la Excelencia empresarial pero este concepto merecería un debate aparte excediendo con creces el objetivo de la implantación de Sistemas de Calidad en los Despachos de Auditores Contables.

En el contexto de los despachos de auditoría contable podríamos encontrar semejanzas de este proceso evolutivo con el siguiente patrón:

Revisión en Caliente Revisión en Frío NICC1 / ISO 9001 (Certificación)

El concepto de revisión en caliente se relaciona con la supervisión y verificación de los encargos antes de la obtención del Informe de Auditoría como producto final, por tanto se requiere una competencia técnica especial con un enfoque similar al de la Revisión por parte del Socio, por lo que como mínimo en este caso se requerirá la participación de un segundo revisor con el perfil de un Auditor Oficial de Cuentas ROAC o de un profesional del área Contable con la adecuada formación y dilatada experiencia contrastada para realizar dicha Revisión.

La revisión en frío, sin embargo, conlleva una evaluación o seguimiento del sistema de Calidad vinculado a los encargos donde se incluye una inspección de los mismos una vez han sido emitidos los informes de auditoría, es decir a posteriori, por tanto ya pueden evaluarse ciertos registros de revisión del encargo como parte del Sistema y en consecuencia, como su propio nombre indica: “en frío “, pueden también evaluarse los propios resultados de la evaluación del encargo que se hizo con anterioridad: “en caliente”.

La norma NICC1 se encontraría ubicada en esta última etapa de la Gestión de la Calidad, próxima o muy próxima a la ISO 9001, a pesar de que en si misma se autodefina como una norma de Control de Calidad, pero no debemos olvidar que desde el momento que se habla de políticas, objetivos, implicación de los socios y principios éticos, ya no nos estamos dedicando exclusivamente a la actividad de revisar o supervisar los encargos de los clientes, estamos dando un paso más allá y en la medida en la que no nos preocupa exclusivamente el cumplimiento de los requisitos de la calidad del producto final en sí mismo, sino más bien y adicionalmente a estos, una serie de elementos asociados en los que la implicación del socio pasa a ser de testimonial a estratégica, podríamos afirmar entonces que la norma NICC1 es una norma de Gestión de la Calidad (con MAYUSCULAS).

Por otra parte, la norma ISO 9001 exige que el producto o el servicio que se diseñe con el fin de ser prestado por la organización cumpla con cualquier requisito legal aplicable, dicho de otra forma cumplir con ISO 90001 requiere cumplir con NICC1 en el despacho o expresado con más claridad aún, No puede haber ISO 9001 sin NICC1, lo que podría generar una Certificación NICC1 como un paso anterior a la ISO 9001 que dé coherencia al compromiso del despacho con la Calidad.

En lo que nos ocupa, es decir al porqué de la necesidad de evaluar la Gestión de la Calidad, podríamos abordar la cuestión desde tres puntos de vista diferentes, con total independencia de la orientación que tengan las normas, bien sea a clientes internos, externos, organismos a los que deba rendirse cuentas acerca del cumplimiento, o simplemente por interés de la propia organización en tomar el liderazgo de la calidad con la búsqueda de un reconocimiento ante el mercado.

Estos tres puntos de vista estarían relacionados con el tipo de Evaluación a realizar, que podríamos considerar de Primera, Segunda o Tercera parte en función de quién fija las reglas de la evaluación.

En las evaluaciones de primera parte me refiero al requisito exigible, por ejemplo, en la norma NICC1 relacionado con la necesidad de revisores del control de calidad o por ejemplo al de ISO 9001 concerniente a la auditoría interna de calidad, en ambos casos el despacho utiliza sus propios recursos, o los subcontrata si es necesario, pero siempre evalúa la Calidad, una parte del Sistema de Calidad o la totalidad del mismo con las propias reglas internas de la organización, es decir, mediante procedimientos que definen los mecanismos de actuación, tales como planes, listas de control, modos de reportar la información, acciones para la mejora continua o la calificación y cualificación del personal que debe evaluar el Sistema.

Así pues desde un punto de vista de Primera Parte, necesariamente deben ser evaluados los Sistemas de Calidad, simplemente porque es un requisito de las propias normas como un primer mecanismo de control interno para el cumplimiento de requisitos y requerimientos que se aprovecha también para satisfacer las necesidades a nivel de cliente interno de la organización, es decir esos departamentos o áreas organizativas internas que requieren una atención inmediata y rápida y una cierta dosis de autoconfianza en su gestión del día a día.

Respecto a la homologación** del evaluador, y excepción hecha de la revisión de los encargos en caliente tal y como se mencionó en párrafos anteriores, no existen requisitos o requerimientos conocidos en las normas (NICC1 o ISO 9001), en los organismos que regulan estos requisitos (IFAC o las Organizaciones Internacionales de Normalización) ni tampoco en los organismos responsables de verificar su cumplimiento (ICAC o Entidades de Certificación), tan solo existen guías, directrices e incluso normas de apoyo en algunos casos que establecen que el evaluador debe tener una formación y experiencia apropiada tanto en evaluaciones como en la propia actividad a ser evaluada, en base a lo cual se configura lo que venimos a denominar la Calificación** del Evaluador, que se limita exclusivamente al entorno de determinados colectivos profesionales con enfoque corporativo, y además no sería positivo que fuese así para el buen desarrollo de la actividad dado que uno de los elementos que configuran el éxito de la Calidad en nuestros días está relacionado con una adecuada apertura de miras hacia otros sectores como base del aprendizaje de todos y la mejora continua.

(**) El término calificación es absolutamente asimilable al de homologación, al igual que se emplean estos términos con absoluta discreción en el ámbito de proveedores o de productos y servicios también podríamos hacerlo para referirnos a profesionales de la evaluación que han demostrado competencia técnica por parte de un Organismo o Entidad para realizar dichas actividades.

En la Evaluación de segunda parte, nos referimos a la que realiza una organización a otra en base a unos requisitos o requerimientos exigidos por la primera o por el representante de esta, por ejemplo, las inspecciones que realiza el ICAC para evaluar el cumplimiento de la norma NICC1 en los despachos, bien mediante personal propio o subcontratado (convenios con las Corporaciones Profesionales) en este caso solo el organismo que evalúa, el ICAC tiene autoridad para establecer las reglas de la evaluación, incluida la homologación de los revisores encargados de llevar a cabo las evaluaciones de los Sistemas de Control de Calidad.

En las evaluaciones de Tercera Parte independiente, en la práctica las de Certificación, aparece la figura de un Organismo Independiente de las partes interesadas que proporciona una Evaluación Externa cuya función fundamental es hacer que sea creíble para todas ellas, es decir, proporcionar Confianza y como consecuencia pueden emplearse también como base para facilitar el resultado de las Evaluaciones de Segunda Parte.

De esta forma las Entidades de Certificación deben establecer procedimientos internos que definan una sistemática de actuación que proporcione dicha confianza, El Certificador es un mediador entre tradicionalmente dos partes véase Clientes-Proveedores, Aplicadores-1Organismos, Usuarios-AAPP, o cualquier otra combinación de pares que podamos configurar.

En este caso es responsabilidad del Certificador establecer en sus propios procedimientos (pues es él quien toma la decisión de Certificar y el ello va su reputación y Acreditación en algunos casos) los mecanismos, entre otros, para la Calificación del Evaluador en la que se tendrán en cuenta una adecuada combinación de formación y experiencia relacionada con la actividad sometida a Evaluación y que está tanto a disposición de Clientes de la Certificación como a disposición de las propias Organismos de Acreditación, encargadas de la supervisión del Certificador, en cualquier caso, una vez más no sería necesario que el evaluador deba disponer de una determinada habilitación administrativa o pertenencia a un colectivo profesional específico, más allá de poder demostrar su competencia para llevar a cabo los procesos de revisión a los que me he referido anteriormente.

A modo de CONCLUSIÓN, me gustaría resaltar que tanto en la realización de las Evaluaciones relacionadas con la Calidad, del tipo que sean, así como en la Competencia técnica del personal evaluador, ambas solo pueden ser definidas por las Entidades u Organismos que las regulan, siendo estas últimas las encargadas de responder de dicha definición ante otras Entidades u Organismos de mayor nivel, tales como Organismos de Acreditación o Administraciones Públicas competentes.